Gestión de la Documentación, Bibliotecas y Archivos

Máster. Curso 2024/2025.

GESTIÓN Y ADMINISTRACIÓN ELECTRÓNICA DE DOCUMENTOS DE ARCHIVO - 609211

Curso Académico 2024-25

Datos Generales

SINOPSIS

COMPETENCIAS

Generales
C.1. Capacidad de respuesta rápida ante situaciones imprevistas.
C.2. Perseverar en la consecución del trabajo bien hecho
C.3. Espíritu de iniciativa y sentido de la anticipación a las demandas de la sociedad.
C.4. Comprometerse con la ética profesional y la responsabilidad social como ciudadano.
Transversales
B.1. Aprender a asumir responsabilidades en la organización del trabajo
B.2. Abordar los problemas de manera analítica y crítica, juzgando objetivamente los elementos claves de la situación o el problema a resolver,
tanto en el centro de trabajo como en las relaciones con los usuarios
B.3. Desarrollar la capacidad de decisión en el trabajo.
B.4. Inducir una ética del trabajo basado en el rigor, respeto y calidad en todas las vertientes de la profesión
B.5. Fomentar el sentido de la organización y planificación del trabajo individual y en grupo.
B.6. Saber adaptarse a los cambios profesionales y sociales, aprovechando cualquier oportunidad para enriquecer los conocimientos
Específicas
A.1 Comprender los archivos como un continuum en la gestión e historia de las organizaciones
A.2. Analizar el valor de los archivos para las organizaciones y la sociedad
A.3. Conocer la relación entre la documentación archivística y sus productorers
A.4. Conocer la legislación y las normas que regulan la gestión de los archivos
A.5. Analizar los distintos procesos de la gesti¿n documental
A.6. Trabajar con los tipos de documentos de las organizaciones
A.7. Implementar sistemas de gestión documental
A.8. Planificar los instrumentos de valoración y descripción
A.9. Comprender el valor administrativo e histórico de los archivos
A.10 Ser capaz de planificar y dirigir proyectos de archivo

ACTIVIDADES DOCENTES

Clases teóricas
En el grupo presencial los contenidos básicos que deben conocer los estudiantes se desarrollarán mediante clases magistrales (apoyadas con los medios audiovisuales que se consideren necesarios), en las que se proveerá de la bibliografía necesaria y otros materiales para que los estudiantes puedan ampliar los conocimientos. En el grupo online estos contenidos se distribuirán por escrito a través del campus virtual.
Clases prácticas
Se plantearán determinados supuestos prácticos con el objetivo de que los estudiantes se enfrenten al trabajo de planificación y evaluación de las tareas archivísticas. Los estudiantes deberán realizar para cada uno de ellos una memoria en la que se describa la planificación del trabajo a realizar, el método de trabajo, las fases de realización, cronograma, resolución y conclusiones. En el grupo presencial estos supuestos prácticos se realizarán en parte durante las horas oficiales de clase, con la supervisión del profesor, pero cada estudiante deberá realizar su memoria personal en horario no académico. Para el grupo online el profesor proveerá de todas las indicaciones necesarias a través del campus virtual y se habilitarán foros para donde los estudiantes puedan interactuar entre sí y con el profesor y plantear todas las cuestiones necesarias. Se contemplará la posibilidad de una videoconferencia de grupo por cada supuesto práctico (dependiendo de la disponibilidad de los estudiantes)
Otras actividades
Todos los estudiantes deben trabajar de forma individual para reforzar el aprendizaje de cada una de las competencias del programa: interiorización y análisis de los contenidos teóricos proporcionados por el profesor, y solución de los supuestos prácticos (aunque para el grupo presencial estos se comenzarán durante la clase).

Presenciales

4,5

Semestre

2

Breve descriptor:

 Este curso proporciona una visión integral de la gestión documental y archivística, desde los principios fundamentales hasta la implementación de tecnologías avanzadas en entornos electrónicos. Abarca la organización de fondos, la valoración y disposición de documentos, la preservación digital, y la gestión de sistemas de archivos seguros. Además, los estudiantes explorarán el papel de los metadatos, las normas internacionales clave como MoReq y ISO 16175, y las últimas tendencias tecnológicas, incluyendo la inteligencia artificial y blockchain, para asegurar la trazabilidad, autenticidad, y acceso a los documentos. Ideal para quienes buscan desarrollar habilidades avanzadas en la administración de archivos tanto físicos como electrónicos.  

Requisitos

No hay prerrequisitos legales para esta asignatura. Es aconsejable cursarla después o simultánemante con Normas y Estándares Archivísticos y Tipologías y Validación Documental.

Objetivos


  • Comprender los fundamentos de la archivística y su evolución hacia la gestión de documentos electrónicos, diferenciando entre archivos tradicionales y el enfoque de “Records Management”.

  • Reconocer y clasificar los diferentes tipos de documentos de archivo, tanto en soporte físico como electrónico, y comprender la importancia del ciclo de vida documental.

  • Desarrollar habilidades para la identificación y aplicación de metadatos en la gestión de documentos, entendiendo su papel clave en la organización, búsqueda y preservación de archivos.

  • Aplicar principios archivísticos fundamentales como el principio de procedencia, la valoración documental, y el ciclo de vida de los documentos en la organización y disposición de fondos.

  • Gestionar eficazmente la valoración y disposición documental, tomando decisiones sobre la eliminación, transferencia o preservación de documentos basadas en normativas y mejores prácticas archivísticas.

  • Conocer y utilizar sistemas de descripción documental tradicionales y modernos, incluyendo planificación descriptiva y la descripción multinivel, para facilitar el acceso a los fondos archivísticos.

  • Implementar sistemas de gestión de documentos electrónicos de archivo (SGDEA) siguiendo estándares internacionales como MoReq y ISO 16175, y comprender el papel de repositorios seguros en la preservación y acceso a largo plazo.

  • Desarrollar estrategias para la conservación y preservación digital de documentos electrónicos, aplicando técnicas y normas para garantizar la integridad y accesibilidad a largo plazo.

  • Evaluar y aplicar herramientas y métodos de difusión de archivos, garantizando la calidad en la gestión de archivos y su disponibilidad pública o interna mediante repositorios y sistemas de acceso abierto.

  • Explorar y comprender las últimas tendencias tecnológicas en la administración de archivos, incluyendo blockchain, inteligencia artificial y big data, y su aplicación en la preservación, trazabilidad y automatización de la gestión documental.

Contenido

1. Archivística, Archivos y Archiveros. Archivística vs “Records Management”

2. El documento de Archivo. Documentos en soporte material y documentos electrónicos.

3. La importancia de los metadatos

4. Principios Básicos de la archivística: Principio de procedencia, Ciclo de vida de los documentos, Continuum documental

5. Administración de archivos y organización de fondos

6. Valoración y procesos asocidos: eliminación de fondos y transferencias

7. Descripción: instrumentos de descripción tradicionales, planificación descriptiva, descripción multinivel

8. Repositorios seguros y Sistemas de Gestión de Documentos de Archivo

9. Conservación y Preservación Digital

10. Difusión y gestión de calidad

11. Últimas tendencias tecnológicas en la administración de archivos: Blockchain, Inteligencia Artificial


Evaluación

El estudiante deberá demostrar que ha alcanzado los resultados de aprendizaje previstos mediante las siguientes actividades de evaluación:
1. Prueba individual escrita de contenido teórico de todo el contenido de la asignatura y/o pruebas escritas de cada unidad didáctica o grupos de unidades didácticas: 35% del valor total de la asignatura
2. Prácticas y proyectos individuales de las unidades didácticas y/o proyecto final de la asignatura: 45% del valor total de la asignatura
4. Participación activa en clase (a través de los foros para el grupo online): 10% de la calificación final
Se ofrece además la posibilidad de realizar actividades voluntarias.

Bibliografía

Diccionarios:
Consejo Internacional de Archivos, Multilingual Archival Terminology
InterPares2 project, Terminology Database.
International Institute for Archival Science of Trieste and Maribor, Multilingual Dictionary of Archival Terminology
José Ramón Cruz Mundet, Diccionario de archivística (con equivalencias en en inglés, francés, alemán, portugués, catalán, euskera y gallego), Madrid: Alianza, 2011
Roser Latorre Tafanell, El glossari “comparat” d’Arxivística, Sant Boi del Llobregat: Ajuntament, 2011
Richard Pierce-Moses, A Glossary of Archival and Records Terminology, Chicago : Society of American Archivist , 2005
Diccionario de Terminología Archivística, Madrid: Ministerio de Cultura, 1995

Manuales y obras generales
Gerardo Bustos Pretel, José Luis García Martínez, Guía para la gestión de documentos electrónicos, Madrid: El Consultor de los Ayuntamientos, 2024
José Ramón Cruz Mundet, Archivística : Gestión de documentos y administración de archivos, Madrid: Alianza Editorial, 2012
José Ramón Cruz Mundet (dir), Administración de documentos y archivos. Textos fundamentales, Madrid: Coordinadora de Asociaciones de Archiveros, 2011.
Emilia Capell i Garriga, Mariona Corominas i Noguera (coords.), Manual d¿arxivística y gestió documental, Barcelona: Associació d¿Arxivers de Catalunya, 2009

Estructura

MódulosMaterias
No existen datos de módulos o materias para esta asignatura.

Grupos

Clases teóricas y/o prácticas
GrupoPeriodosHorariosAulaProfesor
Grupo B27/01/2025 - 25/04/2025LUNES 15:30 - 17:00Aula Informática VIALEJANDRO CELSO GARCIA MORILLA
ANA BELEN SANCHEZ PRIETO
MARTES 15:30 - 17:00Aula Informática VIALEJANDRO CELSO GARCIA MORILLA
ANA BELEN SANCHEZ PRIETO
Grupo On Line - - -ALEJANDRO CELSO GARCIA MORILLA